+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Методичка по делопроизводству и документообороту 2019

Методичка по делопроизводству и документообороту 2019

Типовая инструкция по делопроизводству в Кыргызской Республике далее - Типовая инструкция устанавливает совокупность принципов и правил, регламентирующих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в учреждениях, организациях и на предприятиях далее - учреждения. Учреждения организуют и ведут делопроизводство на основе настоящей Типовой инструкции. Делопроизводство осуществляется на государственном языке, в случаях, предусмотренных законодательством Кыргызской Республики, - на официальном языке. При ведении делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления на государственном и официальном языках, документ на государственном языке считается оригиналом. Общие требования, изложенные в Типовой инструкции, распространяются на организационно-распорядительную документацию далее - ОРД независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, осуществляемые с помощью автоматизированных информационных технологий.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот и делопроизводство в госсекторе

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Документооборот. Требования к оформлению документации

Типовая инструкция по делопроизводству в Кыргызской Республике далее - Типовая инструкция устанавливает совокупность принципов и правил, регламентирующих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в учреждениях, организациях и на предприятиях далее - учреждения. Учреждения организуют и ведут делопроизводство на основе настоящей Типовой инструкции. Делопроизводство осуществляется на государственном языке, в случаях, предусмотренных законодательством Кыргызской Республики, - на официальном языке.

При ведении делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления на государственном и официальном языках, документ на государственном языке считается оригиналом. Общие требования, изложенные в Типовой инструкции, распространяются на организационно-распорядительную документацию далее - ОРД независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, осуществляемые с помощью автоматизированных информационных технологий.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления система электронного документооборота , применяемая в учреждении, должна отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа. Порядок работы с документами, имеющими гриф ограничения доступа, устанавливается специальными инструкциями.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства возлагается на руководителя учреждения, а в структурных подразделениях - на их руководителей. При смене руководителя или лиц, ответственных за делопроизводство и архив, составляется акт приема-передачи документов учреждения и документы передаются правопреемнику по акту. В случае обнаружения недостачи документов принимаются меры к их розыску. При реорганизации, ликвидации учреждения порядок передачи и дальнейшего использования документов указывается в приказе распоряжении руководителя учреждения.

Передача документов ликвидированного учреждения входит в обязанность комиссии, образуемой для передачи дел. В состав комиссии обязательно включается представитель государственного архива. Документы описываются и передаются в архив вышестоящего учреждения или в соответствующий государственный архив. При реорганизации учреждения с передачей его функций другому учреждению последнее принимает по акту не завершенные делопроизводством дела и архив реорганизованного учреждения и несет полную ответственность за их сохранность.

Должностные лица, совершившие хищение, порчу, сокрытие или незаконное уничтожение документов, а также допустившие своими действиями или бездействием утрату документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики, несут ответственность, установленную законодательством Кыргызской Республики. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в учреждении осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по ведению делопроизводства далее - служба делопроизводства , или лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

Документирование управленческих действий осуществляется посредством системы ОРД. Виды и разновидности документов, необходимых и достаточных для работы учреждений, определяются в соответствии с функциональным назначением каждого документа и даны в перечне приложение 1. Управленческая деятельность учреждения выражается посредством распорядительных документов.

Их состав определяется компетенцией и функциями учреждения, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями приложение 2. Название вида документа пишется прописными буквами полужирным шрифтом, выравнивается по центру. При оформлении документов необходимо соблюдать реквизиты, обеспечивающие юридическую силу, качественное и оперативное исполнение документа.

Обязательными реквизитами документов являются: наименование учреждения - автора документа, наименование вида документа, текст, заголовок к тексту, дата и регистрационный номер документа, подпись электронная цифровая подпись , отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа, место создания или издания документа.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов при необходимости может быть дополнен другими реквизитами. Изображение Государственного герба Кыргызской Республики должно в точности соответствовать цветному или черно-белому изображению эталона Государственного герба Кыргызской Республики. Запрещается изображение Государственного герба Кыргызской Республики цветной однотонной краской. Изображение Государственного герба Кыргызской Республики помещается в центре верхнего поля документа.

Диаметр изображения - не более 20 мм. Эмблема не употребляется на бланке, если на нем помещено изображение Государственного герба Кыргызской Республики. Оно должно соответствовать учредительному документу. Принятое сокращенное наименование указывается на следующей строке после полного наименования в скобках. Располагается ниже наименования учреждения.

Размер шрифта соответствует размеру шрифта текста документа. Например: датой постановления, решения, приказа, распоряжения, письма является дата их подписания; протокола и акта - дата события; датой плана, сметы, штатного расписания и других документов, требующих утверждения, - дата их утверждения. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более учреждениями, должны иметь одну единую дату. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: число месяца, месяц, год.

Число месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 20 мая года следует оформлять следующим образом: Допускается также словесно-цифровой способ оформления даты, например: 25 марта года. При оформлении приказов, распоряжений, решений, протоколов и финансовых документов применяется только словесно-цифровой способ оформления дат: 20 мая года. Дата пишется на специально отведенном месте на бланке.

Например, на бланке письма место для даты обозначается чертой и располагается от левого поля документа без отступа:. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более учреждениями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих учреждений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.

Регистрационный номер документа проставляется на специально отведенном месте на бланке. Она включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Располагается под реквизитом "Регистрационный номер" от левого края без отступа:. Оно указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения: гор. Располагается на одном уровне с реквизитами "Дата и регистрационный номер документа", выравнивается по правому краю:.

Адресат пишется в правом верхнем углу с отступом от левого поля мм, выравнивается по левому краю. При адресовании письма в учреждение или структурное подразделение их наименование пишется в именительном падеже:. При адресовании письма в учреждение должностному лицу название учреждения пишется в именительном падеже, должность и фамилия лица - в дательном падеже:. При адресовании документа руководителю наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата:.

При рассылке документов в несколько однородных учреждений адресат обозначается обобщенно:. Документ не должен содержать больше четырех адресов. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается: каждый экземпляр документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адрес.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в учреждение указывают его наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа гражданам сначала указывают почтовый адрес, а затем инициалы и фамилию получателя:. Документ утверждается должностным лицом или распорядительным документом.

Если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения:. При наличии нескольких грифов утверждения они располагаются на одном уровне, начиная от левого поля без отступа:. Кыргызской Республики от Она включает в себя фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дату:.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Он должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ о чем? Если в документе отражается несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно. К документам большого объема или отражающим несколько вопросов, наряду с заголовками составляются подзаголовки.

Заголовки к письмам пишутся с прописной буквы в специально отведенном для них месте, с левой стороны, без отступа. Заголовки к другим видам ОРД выравниваются по центру, пишутся с прописной буквы, выделяются полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Размер шрифта соответствует размеру шрифта текста. Заголовки не пишутся на телеграммах, телефонограммах, извещениях и на документах, составленных на бланках формата А5, А6.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени имеете, были, находились. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй заключительной - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть например, приказы распоряжения - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения. В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование документа и учреждения - автора, дату, заголовок к тексту, регистрационный номер.

В распорядительных документах учреждений, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа "приказываю", "предлагаю", "прошу".

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа "постановляет", "решил". В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа "приказываем", "решили". Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа "слушали", "выступили", "решили".

Сплошные связные тексты могут состоять из структурных элементов, имеющих в необходимых случаях заголовки и нумерацию. Нумерация структурных элементов других документов ведется арабскими цифрами. Названия структурных элементов печатаются полужирным шрифтом и выравниваются по центру, точка в конце заголовка не ставится.

Названия структурных элементов отделяются от текста двумя межстрочными интервалами.

Добро пожаловать!

К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте. Организационно-распорядительная документация.

Организационно-распорядительная документация. Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности.

Что такое делопроизводство и документооборот ? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией. Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Статьи и консультации 2019 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru

Сайт "Архивы Беларуси" - информационный ресурс органов архивного дела и делопроизводства и системы государственных архивных учреждений Республики Беларусь. На сайте содержатся сведения о государственных архивных учреждениях и оказываемых ими услугах. Представлена информация по генеалогии , археографии , законодательству и профессиональной подготовке специалистов. Общим ориентиром в многочисленных документах Национального архивного фонда Республики Беларусь является комплекс данных об архивных справочниках. Значительную часть составляют материалы, отражающие историю Беларуси, многообразие материальной и духовной культуры белорусского народа. Это тематические разработки , содержащие перечни и виртуальную выставку документов архивов, представительскую информацию об архивных изданиях, а также обзорную справочную информацию по освещаемым вопросам. Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов и портал TUT.

.

.

.

.

.

.

Делопроизводство осуществляется на государственном языке, в случаях, (​система электронного документооборота), применяемая в учреждении, и получает от нее необходимые организационно-методические указания.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. weblinktgagat

    Пришел в магазин мясных изделий ,после покупки попросил чек ,продавец сказала,что кассового аппарата нет.Я решил написать в книгу жалоб но ее тоже не было.Как поступать, если нет кассового аппарата и должны ли его иметь все магазины и т.п. И что делать если нет книги жалоб?

  2. Муза

    Он больше гольфом известен, но никак не практикой. Поэтому воспринимать его советы по праву я бы вообще серьезно не стал.

  3. Модест

    Вот мне 21 год, видно ,что я уже совершеннолетний, но сотрудники полиции любят просто так пристать и начать требовать документы. У меня принцип и я их никогда не предоставляю. А согласно ФЗ о Полиции для сотрудников имеется статья, которая регулирует их полномочия в этой административной процедуре. Ведь, когда сотрудник хочет проверить у молодого человека его паспортные данные, то согласно ФЗ о Полиции он обязан назвать основания для проверки, которые я упоминал ранее, а не строить свои предположения исходя из своего субъективного мнения. Ведь предположения не являются доказательством , а только факты.

© 2018-2019 zs-gold.ru